Viele Menschen gehen davon aus, dass ein Dokument wirksam ist, sobald es unterschrieben wurde – und umgekehrt: Ohne Unterschrift sei es unwirksam.
Das ist in dieser Pauschalität aber ein Irrtum.
Im deutschen Recht gibt es unterschiedliche Formerfordernisse. Mal reicht eine E-Mail. Mal ist eine eigenhändige Unterschrift zwingend. Manchmal genügt selbst das nicht – dann braucht es einen Notar. Und im Prozessrecht reicht die Schriftform teilweise nicht einmal mehr aus.
Hier ein hoffentlich verständlicher Überblick – mit den jeweiligen gesetzlichen Grundlagen.
1. Grundsatz: Verträge sind meistens formfrei
Nach § 125 Satz 1 BGB ist ein Rechtsgeschäft nur dann nichtig, wenn das Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt und diese nicht eingehalten wird.
Das bedeutet im Umkehrschluss: Die meisten Verträge sind formfrei – es sei denn, es ist anders geregelt.
Beispiele:
- Kaufvertrag (§ 433 BGB)
- Werkvertrag (§ 631 BGB)
- Dienstvertrag (§ 611 BGB)
All diese Verträge können grundsätzlich – sofern kein Spezialfall vorliegt – auch mündlich oder konkludent geschlossen werden. Das ist der Grund, warum wir beim Einkaufen im Supermarkt keinen Vertrag unterschreiben und nicht einmal ausdrücklich sagen müssen, dass wir die ganzen Dinge auf dem Kassenband wirklich kaufen wollen.
2. Textform – eine E-Mail genügt (§ 126b BGB)
Die sogenannte Textform ist in § 126b BGB geregelt. Es handelt sich dabei um eine relativ neue Formvorschrift.
Erforderlich ist lediglich:
- eine lesbare Erklärung
- auf einem dauerhaften Datenträger
Es muss also eine geschriebene oder getippte Erklärung vorliegen – mündlich reicht es nicht, eine Unterschrift braucht es aber auch nicht.
Typische Fälle:
- Verbraucherverträge im Fernabsatz (§ 312h BGB)
- Widerrufserklärungen bei bestimmten Verbraucherverträgen (§ 356a Abs. 1 BGB)
- Ankündigung von Modernisierungsmaßnahmen (§ 555c)
Hier reicht regelmäßig eine E-Mail.
3. Schriftform – eigenhändige Unterschrift (§ 126 BGB)
Die Schriftform ist in § 126 BGB geregelt.
Erforderlich ist hier die eigenhändige Namensunterschrift. Diese muss nicht lesbar sein, aber erkennbar eine Unterschrift mit dem Nachnamen darstellen.
Aus Gründen, die nicht ganz nachvollziehbar sind, wird § 126 BGB in der Praxis erstaunlich häufig missverstanden. Immer wieder wird diese Vorschrift herangezogen, um zu begründen, dass angeblich jedes „Schriftstück“ unterschrieben sein müsse, um wirksam zu sein. Bereits der Wortlaut und die systematische Stellung der Norm zeigen aber, dass § 126 BGB keine allgemeine Unterschriftenpflicht für sämtliche Dokumente begründet:
- Die Vorschrift im Bürgerlichen Gesetzbuch. Sie gilt damit unmittelbar nur im Bereich des Zivilrechts – also für privatrechtliche Willenserklärungen.
- Genauer gesagt steht sie im Abschnitt über Rechtsgeschäfte, unter der Überschrift „Willenserklärung“ (§§ 116 bis 144 BGB). Sie sagt nichts darüber aus, ob sonstige Schriftstücke – etwa bloße Mitteilungen, Tatsachenerklärungen oder interne Vermerke – unterschrieben sein müssen.
- Schließlich regelt § 126 BGB nicht, wann die Schriftform erforderlich ist, sondern nur, wie sie aussieht, wenn sie vom Gesetz ausdrücklich vorgeschrieben wird. Die Norm setzt also voraus, dass eine andere Vorschrift die Schriftform anordnet. Fehlt eine solche Anordnung, greift § 126 BGB überhaupt nicht ein.
Die Schriftform ist für besonders bedeutsame oder „gefährliche“ Erklärungn vorgesehen:
- Kündigung eines Mietvertrages (§ 568 Abs. 1 BGB)
- Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB)
- Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB)
Fehlt die Schriftform, ist das Rechtsgeschäft grundsätzlich nach § 125 BGB nichtig. Aber: Auch hier gibt es Ausnahmen.
4. Sonderfall: Befristeter Arbeitsvertrag (§ 14 Abs. 4 TzBfG)
Ein befristeter Arbeitsvertrag muss schriftlich vereinbart werden.
Rechtsfolge bei Formverstoß ist aber nicht, dass der gesamte Vertrag unwirksam ist. Denn damit würde der Arbeitnehmer, der ja gerade geschützt werden soll, plötzlich arbeitslos. Vielmehr gilt der Vertrag als unbefristet geschlossen.
Das zeigt: Ein Formverstoß führt nicht immer zur Nichtigkeit.
5. Mietvertrag über mehr als ein Jahr (§ 550 BGB)
Ein Mietvertrag mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr muss schriftlich geschlossen werden.
Fehlt die Schriftform, ist auch hier lediglich die Befristung als solche, nicht aber der gesamte Mietvertrag. Dieser gilt dann als auf unbestimmte Zeit geschlossen.
6. Notarielle Beurkundung (§ 128 BGB)
In manchen Fällen reicht eine Unterschrift nicht aus. Vielmehr muss der Vertrag vom Notar verfasst und bei einem dortigen Termin unterschrieben und beurkundet werden.
Beispiele:
- Grundstückskaufvertrag (§ 311b Abs. 1 BGB)
- Ehevertrag (§ 1410 BGB)
- Erbvertrag (§ 2276 BGB)
Dabei handelt es sich typischerweise um besonders bedeutende Verträge. Zwingend ist dies aber nicht. Auch, wenn nur ein paar Quadratmeter Wiese verkauft werden, muss man zum Notar, während ein unschätzbar wertvolles Kunstwerk per Handschlag den Eigentümer wechseln kann.
Fehlt die Beurkundung, ist der Vertrag grundsätzlich nichtig (§ 125 BGB). Allerdings kann etwa beim Grundstückskauf nach § 311b Abs. 1 Satz 2 BGB Heilung eintreten, wenn Auflassung und Eintragung erfolgen. (Was in aller Regel aber nicht passiert, da das Grundbuchamt natürlich auf den Formanforderungen besteht.)
7. Elektronische Form (§ 126a BGB)
Die Schriftform kann grundsätzlich durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden (§ 126a BGB).
Aber:
- Bei Kündigungen von Arbeitsverhältnissen ist die elektronische Form ausgeschlossen (§ 623 BGB).
- Ebenso bei bestimmten Leibrentenversprechen (§ 761 Satz 2 BGB).
- Das gleiche gilt für Bürgschaften, Schuldversprechen und Schuldanerkenntnisse.
- Eine eingescannte Unterschrift genügt nie. Nichts alles, was digital ist, ist automatisch auch „elektronisch“.
8. Prozessrecht: Schriftform reicht teilweise nicht mehr
Hier wird es besonders spannend.
a) Zivilprozess – elektronische Einreichungspflicht
Nach § 130d ZPO müssen Rechtsanwälte vorbereitende Schriftsätze elektronisch über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) einreichen. Die Form richtet sich nach § 130a ZPO. Eine Unterschrift ist nicht zwingend erforderlich, die bloße maschinenschriftliche Namenswiedergabe reicht.
Wird nicht elektronisch eingereicht, ist der anwaltliche Schriftsatz grundsätzlich unwirksam – Fax und Brief reichen also nicht mehr.
Für Normalbürger, die sich selbst vertreten, gilt § 130 Nr. 6 ZPO weiter: Der Schriftsatz „soll“ unterschrieben sein, was die Rechtsprechung für besonders wichtige prozessuale Erklärungen als „muss“ liest. Auch hier gibt es aber mittlerweile elektronische Alternativen.
b) Verwaltungsverfahren und -prozess
Entsprechende Regelungen finden sich in § 55a VwGO. Auch hier gilt für Rechtsanwälte die Pflicht zur elektronischen Einreichung.
Im behördlichen Verwaltungsverfahren ist die Sache dagegen deutlich komplizierter. Verwaltungsakte besitzen besonders laxe Formvorschriften, wobei meist die Namenswiedergabe irgendwo auf dem Schreiben (z.B. im Briefkopf) reicht und auch das bei Massenverfahren unterbleiben kann.
c) Strafprozess – Revision
Im Strafverfahren gelten nochmals andere Regeln.
Die Einlegung der Revision erfolgt nach § 341 StPO schriftlich oder zu Protokoll der Geschäftsstelle. Die Revisionsbegründung ist dagegen in § 345 StPO geregelt und kann vom Angeklagten selbst nur persönlich zu Protokoll der Geschäftsstelle (also nicht schriftlich per Brief) erklärt werden.
9. Formularpflicht
In manchen Fällen müssen bestimmte staatliche gestellte Formulare zwingend verwendet werden.
Dies ist zum Beispiel
- in der Zwangsvollstreckung
- bei der Einlegung von EGMR-Beschwerden
der Fall.
10. Fazit: Es kommt drauf an.
Ob ein Schriftstück wirksam ist, hängt ab von:
- Welche Erklärung liegt vor?
- Welche Norm ist einschlägig?
- Ist Textform (§ 126b BGB) ausreichend?
- Ist Schriftform (§ 126 BGB) vorgeschrieben?
- Ist notarielle Beurkundung (§ 128 BGB) erforderlich?
- Gilt elektronische Einreichungspflicht (§ 130d ZPO)?
- Bestehen strafprozessuale Besonderheiten (§ 345 StPO)?
Eine pauschale Antwort gibt es nicht.
Manchmal reicht eine E-Mail.
Manchmal ist eine Unterschrift zwingend.
Manchmal reicht die Unterschrift nicht.
Und manchmal wird ein formunwirksamer Vertrag trotzdem wirksam behandelt.
Gerade im Arbeitsrecht, Mietrecht, Gesellschaftsrecht, Immobilienrecht und im Prozessrecht können Formfehler erhebliche wirtschaftliche Folgen haben.
Im Zweifel sollte eine rechtliche Prüfung erfolgen, bevor man sich auf eine vermeintliche Unwirksamkeit verlässt – oder von einer Wirksamkeit ausgeht, die rechtlich nicht besteht.